19 jul 2016 Entenda como realizar um planejamento de comunicação interna eficiente

Os gestores e líderes de grandes, médias e pequenas empresas estão cada vez mais convencidos de que ter um bom relacionamento com o público interno é tão importante quanto com o público externo. Para isso, desenvolver o endomarketing e a comunicação interna nas organizações é fundamental.

Mas você sabe por que um planejamento de comunicação interna eficiente é tão importante na prática? No post de hoje, explicaremos o funcionamento dessa estratégia e mostraremos alguns dos principais erros que devem ser evitados ao realizar esse processo. Acompanhe e tire suas dúvidas!

A metodologia de comunicação interna de Wilson Cerqueira

Existem diferentes metodologias para elaborar um planejamento de comunicação interna. Uma das mais conhecidas — e que serve como base do passo a passo que ensinaremos a seguir — foi desenvolvida pelo teórico Wilson Cerqueira.

Escolha um responsável pelo planejamento de comunicação interna

A comunicação interna não é atividade para uma pessoa só. É necessário ter uma equipe qualificada, com profissionais da área, como relações públicas e jornalistas, e também com psicólogos e administradores.

No entanto, é preciso ter alguém que responda pelo programa para a alta cúpula administrativa da organização.

O coordenador geral de endomarketing e comunicação interna deve acompanhar, apoiar e coordenar todo o processo de implantação e desenvolvimento dos programas, sendo de sua alçada tomar as decisões estratégicas do seu setor.

Faça uma reunião com as gerências

Explicar ao colaborador os processos, as etapas e os objetivos do programa de comunicação interna, bem como explanar a forma como ele impactará na cultura organizacional, é uma tarefa importante.

Para tanto, os diretores da empresa, juntamente com o responsável pela implantação do programa, devem se reunir com gerentes e líderes de setor e divulgar informações pertinentes sobre o projeto.

O indicado é que esses encontros sejam regulares, previamente agendados e não necessariamente muito longos. Durante as primeiras conversas, o projeto será organizado de acordo com as metas e a realidade da empresa.

Nas reuniões subsequentes, a pauta será o processo de implantação e o desenvolvimento dele. Nesse ponto, haverá uma avaliação do que está dando certo na política de comunicação interna e o que precisa ser aprimorado.

Entreviste o líder da organização

O responsável pelo planejamento da comunicação interna deve realizar uma entrevista com o fundador ou o diretor considerado o número 1, ou seja, o mais influente dentro da organização.

Essa entrevista tem por objetivo determinar com mais clareza os pressupostos básicos que têm orientado a cultura da empresa e analisar quais são os seus paradigmas culturais. Além disso, o entrevistador também deve tomar nota de todas as informações que o presidente julgar importantes para uma estratégia de comunicação interna.

Entreviste os demais membros da direção

Assim como o nº 1, os demais diretores do negócio — a chamada alta cúpula administrativa — também precisam ser ouvidos para que o planejamento da comunicação interna seja, de fato, eficiente.

As entrevistas servem para obter mais subsídios e determinar com maior objetividade os pressupostos que formam a cultura da organização e o papel das lideranças dentro desse contexto.

Faça uma pesquisa de satisfação com os colaboradores

Mensurar dados é um dos principais desafios de quem trabalha com comunicação. Por se tratar de uma ciência da área de humanas, é difícil, mas não impossível quantificar resultados.

Uma pesquisa com os colaboradores é uma excelente forma de medir o nível de satisfação, de motivação e de comprometimento em relação à empresa. Os dados colhidos servirão como base para as atividades de comunicação interna e, algum tempo depois, uma nova pesquisa poderá apontar as melhorias que o programa trouxe.

Existem várias formas de realizar esses levantamentos. Uma delas é por meio de um questionário online, no qual os colaboradores responderão a perguntas específicas sobre o que acham da comunicação interna da empresa.

Além disso, é importante deixar um espaço para que os funcionários possam dar sugestões sobre o que precisa melhorar no diálogo interno e quais ferramentas podem ser implantadas para isso.

Escolha as melhores ferramentas

São inúmeras as ferramentas que podem ser escolhidas para a comunicação interna de uma organização, não existindo uma mais ou menos adequada — tudo depende do perfil cultural do próprio empreendimento e de seus colaboradores. Alguns exemplos de recursos que podem contribuir para uma melhor comunicação são:

• jornais e revistas internas;
• murais;
• intranet;
• redes sociais colaborativas;
• aplicativos;
• rádio;
• TV corporativa.

Adote políticas inteligentes

Algumas organizações têm adotado políticas de comunicação muito criativas e estão conseguindo ter sucesso em fomentar o livre fluxo do diálogo interno. A empresa Groupon, por exemplo, investe nos happy hours para fazer seus mais 650 funcionários interagirem.

Esses encontros ocorrem todas as sextas-feiras, nos mais de 27 escritórios da empresa espalhados pelo Brasil. Devido a isso, a instituição comemora a melhora da integração de sua equipe interna.

Outro método muito eficiente para estimular a comunicação é o café com o presidente. Essa prática aproxima a liderança dos colaboradores, permitindo que conversem sobre os rumos da empresa e apontem melhorias que precisam ser feitas nas demandas do negócio.

Para isso, são marcados encontros periódicos entre um número programado de funcionários e o líder máximo da instituição. Em outros casos, o presidente sai caminhando por diversos setores da organização, ouvindo o que a equipe tem a dizer.

Outra prática que está sendo adotada para melhorar a comunicação no meio corporativo é a serendipidade — descobertas positivas feitas por acaso. Mas como funciona? Algumas empresas usam essa técnica para incentivar o time a iniciar uma conversa.

Por exemplo: as instituições colam trívias (pequenas frases) nos elevadores, visando quebrar o silencio nesse ambiente. Em outros casos, é instalado um sistema virtual nas mesas de café, que estimula os colaboradores a terem conversas informais.

6 erros que devem ser evitados em estratégias de comunicação interna

Seguindo os passos da seção anterior, certamente você fará um excelente planejamento de comunicação interna. No entanto, é preciso ter atenção a possíveis erros que são comuns ao se executar tais estratégias. Para lhe ajudar, elencamos os 6 equívocos mais observados:

Pecar na quantidade de comunicados

Os comunicados, independentemente do instrumento utilizado para a divulgação, devem ter certa periodicidade. Produzir poucos é um erro, mas fazê-los em demasia também não é o mais aconselhável.

O ideal é que o responsável pelo setor de comunicação interna defina uma regularidade para emitir comunicados, como uma ou duas vezes por semana, por exemplo. Vale lembrar que isso não quer dizer que um comunicado urgente não possa ser expresso de forma excepcional.

Não segmentar as informações

Nem todos os comunicados interessam ao inteiro quadro de funcionários da empresa, por isso é importante segmentar, por setor, o que será enviado. Esse trabalho pode ser otimizado utilizando um sistema parecido ao da newsletter.

Atualmente, existe um software que realiza o processo automaticamente. Desse modo, o colaborador não fica desmotivado a abrir as notificações da organização, uma vez que sabe que o assunto é de seu interesse.

Utilizar termos de difícil entendimento

Ao emitir um comunicado escrito, falado ou em vídeo, é fundamental uma redação cuidadosa. Assim, a linguagem será de fácil entendimento a todas as pessoas a quem ele é direcionado.

Um termo técnico comum para um setor da empresa pode não ser de conhecimento de um colaborador que atue em outra área. Além disso, é sabido que, em grandes organizações, existem pessoas de variados níveis culturais — e isso deve ser levado em consideração no momento de redigir as peças de comunicação interna.

Não dar feedbacks aos colaboradores

Conforme já explicado, ouvir colaboradores e membros da diretoria da empresa é fundamental para uma estratégia de comunicação interna eficiente. Mas isso, isoladamente, não basta.

Para que haja o engajamento dos funcionários, é importante que o responsável pela comunicação interna dê feedbacks sobre as demandas levantadas por qualquer pessoa dentro da organização.

Além disso, o feedback aumenta a confiança da equipe, fazendo com que seus membros se comuniquem com mais franqueza. De acordo com uma pesquisa realizada pela GTPW — Great Place to Work —, o grau de confiança dos profissionais que recebem mais de 4 retornos por ano da empresa é de quase 100%.

Se, ao realizar uma pesquisa de clima organizacional, falarem sobre a necessidade de algum tipo de melhoria na estrutura de trabalho, a questão deve ser levada ao responsável pelo segmento, sendo que uma resposta precisa ser dada ao colaborador o mais breve possível.

Não revelar as informações corretamente

É preciso que os canais oficiais de divulgação da empresa se antecipem aos boatos internos e revelem as informações com clareza, sem omitir detalhes importantes. Além disso, a instituição deve incentivar o funcionário que tiver alguma dúvida sobre um comunicado a entrar em contato com a direção da companhia.

Não contar com profissionais especializados

É bastante comum que algumas empresas deleguem as atividades da comunicação interna para setores como o de recursos humanos ou marketing. Isso, no entanto, é um erro, pois os profissionais já possuem outras atribuições — e sobrecarregá-los pode comprometer a qualidade de seus serviços.

Por esse motivo, a organização deve ter um setor exclusivo para a sua comunicação interna, com graduados nas áreas de Relações Públicas ou Jornalismo.

Mas calma: isso não quer dizer que a área de RH não possa colaborar com propostas de pautas para comunicados, ou que o setor de marketing não possa produzir peças gráficas para divulgações internas.

Pelo contrário: os demais setores podem atuar juntamente com a comunicação interna, mas não devem assumir o seu planejamento, uma vez que essas atividades não são de sua alçada.

E você, já faz o planejamento de comunicação interna no seu negócio? Restou alguma dúvida sobre o assunto? Conte pra gente aqui nos comentários!