21 jul 2017 5 melhores práticas do uso de e-mails corporativos

Com a rotina de trabalho sempre corrida, precisamos lidar com vários tipos de comunicação ao mesmo tempo. São mensagens, telefonemas, conversas presenciais, e-mails e muitas outras demandas que sempre parecem urgentes.

Quando falamos de e-mails, ainda que não seja uma coisa nova para ninguém, existem pessoas que cometem alguns deslizes na utilização dessa ferramenta tão comum no ambiente corporativo.

Tem dúvidas sobre o assunto? Listamos aqui algumas dicas para garantir que você lide corretamente com o recebimento e o envio de e-mails corporativos. Acompanhe!

1. Seja objetivo

Ninguém tem muito tempo para ficar lendo e-mails enormes. Por isso, concentre-se em conseguir passar a sua mensagem de uma maneira direta e sem muitos rodeios. Deixe comentários adicionais para conversas presenciais.

Além de poupar tempo do seu destinatário, você não corre o risco de acabar confundindo a pessoa que lê o seu e-mail.

2. Seja claro

Às vezes, algumas pessoas se embolam na hora de escrever um e-mail por utilizarem palavras ou expressões muito complicadas.

Ao tentar explicar demais, podemos deixar a mensagem sem um foco bem definido. Por isso, ao escrever um e-mail, tente utilizar palavras e conceitos mais simples e fáceis de serem entendidos.

3. Escreva de forma escaneável

Escaneabilidade é a capacidade de uma pessoa conseguir entender a estrutura de um texto de maneira rápida. Quando vemos um livro ser dividido em capítulos ou um documento em títulos, subtítulos e anexos, fica fácil de perceber como este conceito é importante de ser aplicado em textos.

No caso do seu e-mail, a mesma regra se aplica. Portanto, busque organizar visualmente a sua escrita de maneira que rapidamente possa ser entendida a estrutura da sua mensagem.

Para facilitar, você pode destacar alguns termos em negrito e fazer quebras de parágrafos, separando melhor os assuntos tratados.

4. Fique atento ao destinatário

Enviar uma mensagem a muitas pessoas de uma vez só pode ser um problema. Normalmente, os e-mails têm poucos destinatários e colocar muita gente na conversa pode acabar por gerar uma grande confusão se todo mundo começar a responder, principalmente por causa das respostas mais atrasadas.

Busque enviar e-mails somente para quem é necessário. Além disso, ao redigir um e-mail para alguém, tente sempre adequar o nível de detalhes e o tipo de informações que está para enviar.

5. Cuidado com a linguagem utilizada

Por mais que você tenha uma grande abertura e até alguma intimidade com a pessoa para a qual está endereçando um e-mail, seja uma comunicação interna ou externa, tratando-se de assuntos de trabalho, não é uma boa ideia utilizar gírias ou qualquer outra linguagem que não seja profissional.

Primeiro porque falar de maneira informal de mais é pouco profissional. Segundo porque esta sua mensagem pode ser redirecionada a outras pessoas e você não tem controle de quem lerá o que você escreveu.

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