30 mar 2017 10 erros de comunicação interna que sua empresa deve evitar!

Assim como a comunicação externa, a comunicação interna é uma parte fundamental do funcionamento de qualquer empresa. Isso porque, além de melhorar o desenvolvimento dos trabalhos, funcionários bem informados se tornam verdadeiros promotores de uma marca.

Quando os funcionários estão envolvidos por meio da comunicação interna, eles se sentem parte do time e tendem a trabalhar com mais gosto pela companhia. Além disso, eles serão os primeiros a defenderem a marca em momentos de crise ou caso se deparem com alguma crítica nas redes sociais, por exemplo.

Quer saber mais sobre o assunto? Então confira a seguir alguns erros que você não pode cometer na comunicação interna da sua empresa!

1. Delegar a gestão para a comunicação interna

A comunicação interna deve criar uma identidade para a empresa e motivar os funcionários para que todos estejam engajados nos mesmos propósitos. O ideal é que ela seja feita em parceria entre os setores de Recursos Humanos e Comunicação.

Algumas vezes, profissionais de RH procuram passar a responsabilidade para a área de Comunicação quando as coisas não estão muito bem com os funcionários. Essa não é uma prática correta.

A comunicação não depende somente de transmissão de informações. O bom clima organizacional demanda ações de relacionamento e gestão de pessoas, tarefas para as quais o pessoal de RH tem maior capacitação.

2. Não dividir informações com os colaboradores

Para que todos os colaboradores da empresa estejam motivados a trabalhar e defendê-la, é preciso que se sintam parte da companhia.

Assim, procure compartilhar com eles quais são as estratégias de ação e os objetivos que a empresa espera obter ao final dos ciclos. Se a empresa tem metas, todos devem saber quais são elas. Se a organização tem estratégias de ação, todos devem participar.

3. Errar na quantidade de comunicados internos

Comunicar pouco é ruim porque causa uma sensação de que nada está acontecendo. No entanto, muitos comunicados podem atrapalhar a importância das mensagens e tirar o foco dos funcionários de suas tarefas.

As mensagens precisam ser em quantidade adequada, de forma que os destinatários consigam perceber sua importância e que haja fixação do conteúdo.

Analise o que precisa ser enviado por e-mail, para que os colaboradores vejam de forma instantânea, e o que pode ser, por exemplo, reunido num e-mail do tipo newsletter ou comunicado por meio de um mural na empresa. Diversifique os formatos e as ferramentas de comunicação interna.

4. Usar termos técnicos que não são comuns a todos

Não utilize termos da área de comunicação que não são comuns a toda a equipe, assim você garante que sua mensagem seja recebida pelos destinatários como você gostaria.

Outro erro é receber comunicados de um determinado setor da empresa e apenas reencaminhá-los aos demais, sem reescrevê-los com a linguagem adequada e com um filtro dos termos técnicos, que devem ser explicados.

Quando o recado for dirigido a toda a equipe, os comunicados devem ser de fácil entendimento para todos os colaboradores, desde os funcionários com grau de instrução mais inferior até aqueles que ocupam cargos de diretoria.

5. Transformar a comunicação interna em unilateral

Comunicação não é uma via de mão única; pelo contrário, é necessário comunicar e também ouvir. É importante que a empresa tenha canais de comunicação por meio dos quais os funcionários possam dar opiniões e fazer críticas.

Ouvir os colaboradores também é uma forma de fazer com que eles se sintam parte da equipe e importantes para o crescimento da empresa.

6. Criar uma incongruência entre o discurso e a ação

Um dos problemas mais graves que equipes de comunicação interna enfrentam é a incongruência entre o discurso da empresa e suas ações praticadas.

Um exemplo comum é a companhia que alimenta o discurso sobre a valorização dos funcionários, mas se nega a investir na atualização ou especialização deles. Esse tipo de incongruência cria uma dissonância cognitiva entre os colaboradores que joga por terra todo o esforço da comunicação interna.

Portanto, a empresa que deseja investir em comunicação interna precisa analisar com cuidado o discurso que será propagado para garantir que suas ações vão segui-lo.

7. Não definir o objetivo pretendido com sua estratégia

A comunicação interna é um recurso que pretende otimizar um setor muito importante para uma empresa de médio ou grande porte. Utilizar essa ferramenta sem ter um objetivo preestabelecido é um erro grave.

A equipe de comunicação interna precisa ter métricas e indicadores de desempenho em mãos para poder planejar as ações necessárias que vão cumprir as metas estabelecidas pela direção da companhia.

Sem saber aonde a empresa quer chegar, é impossível estabelecer o caminho. Esse objetivo pode ser aumentar a produtividade dos funcionários, aumentar o engajamento dos colaboradores, otimizar os processos internos ou até mesmo todas essas opções juntas.

8. Não descomplicar as discussões entre colaboradores

É muito comum que diversos setores dentro de uma empresa precisem discutir e trocar informações entre si.

O setor de Recursos Humanos, por exemplo, vai interagir com quase todos, enquanto o setor de Compras precisará conversar com a Produção e os gerentes de estoque para planejar suas ações. O setor de Vendas e o pessoal de Marketing também precisam estar sintonizados se a empresa quer bater suas metas de vendas.

A comunicação interna pode ajudar a descomplicar essas discussões entre setores e colaboradores. Aliás, é função da comunicação interna criar novos canais para diálogo entre as equipes, com o objetivo de aumentar a eficiência do debate interno da empresa.

9. Falhar em considerar o aspecto emocional de cada um

Um dos maiores erros cometidos pela direção de uma empresa ao implementar o sistema de comunicação interna é esquecer que os colaboradores são humanos e que, como tais, têm um aspecto emocional importante que influencia no desempenho das suas funções.

Transformar a comunicação interna em algo excessivamente técnica acaba por alienar o colaborador, diminuindo sua produtividade. Portanto, faz parte do trabalho ampliar o escopo da comunicação interna para criar um vínculo emocional entre a empresa e o colaborador.

10. Não profissionalizar o setor de comunicação interna

Como foi possível ver neste artigo, uma grande parcela dos erros de comunicação interna cometidos por empresas são frutos do desconhecimento básico do funcionamento dessa ferramenta.

Quando os responsáveis por esse recurso não são especializados na área, não entendem todo o poder da ferramenta e nem como utilizá-la da maneira mais proveitosa possível. Com isso, acabam cometendo erros que causam mais prejuízos do que benefícios. O barato, nesse caso, realmente sai caro.

Agora que você já conheceu dez erros comuns de comunicação interna, é hora de aprender como evitá-los dentro da sua empresa. Baixe gratuitamente o nosso Guia Prático sobre Comunicação Interna e entenda como obter resultados incríveis na sua empresa!